Réaliser un carnet d’adresses d’entreprise (GAL)


Exchange / mercredi, octobre 24th, 2007

Carnet d'adressesIl est possible de réaliser un carnet d’adresses d’entreprise avec Exchange. Cette fonctionnalité s’avère très utile pour les smartphones et Outlook pour consulter un carnet centralisé qui peut contenir, par exemple, les fournisseurs, les clients, …. L’exemple le plus « criant » provient de l’utilisation d’un smartphone. Vous êtes à l’extérieur de votre entreprise, et vous voulez envoyer un email à un fournisseur pour lui demander un délai sur une commande… Malheureusement, vous n’avez pas rentré sa fiche dans votre carnet d’adresses personnel. Mais là, vous êtes sauvé car le carnet d’entreprise (ou Global Access List) contient tous vos fournisseurs !

La réalisation du carnet d’adresses de l’entreprise s’effectue à l’aide de deux outils:

Le gestionnaire Exchange

Allez dans Destinataires => Toutes les listes d’adresses => puis cliquez droit Nouveau => Liste d’adresses

Nommez la catégorie, exemple: Fournisseurs
Puis cliquez sur Règles de filtrage. Cette règle de filtrage permet de lister des contacts dans l’Active Directory en fonction de critères. Ici, nous allons nous baser sur le champ Description d’un contact Active Directory.
Allez dans l’onglet Avancé puis dans champ => sélectionnez Utilisateur => Description. Dans le champ Valeur, rentrez la catégorie, ici dans notre exemple => Fournisseurs

Nous venons d’établir une règle qui permet de rechercher dans l’Active Directory tous les contacts contenant la description fournisseurs.

Utilisateurs et ordinateurs Active Directory

Il convient de créer une UO (Unité d’Organisation) dans votre annuaire – exemple Carnet central. Ensuite il convient de créer des sous-UO – exemple fournisseurs – partenaires – clients – ….

Créez maintenant un contact dans cette sous-UO. Renseignez les différents champs, et créer une adresses de messagerie Exchange. Ensuite retournez dans les propriétés du contact et ajouter Fournisseurs dans le champ Description.

La réalisation est terminée ! Désormais vous avez une nouvelle catégorie Fournisseurs dans votre Outlook et pouvez rechercher dans cette même catégorie via votre smartphone !

NB: Ne pas oublier de d’actualiser les Destinataires s’ils n’apparaissent pas tout de suite.

Je vais créer un billet à ce sujet d’ailleurs !

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